Ska företaget flytta till nya lokaler? Till stor sannolikhet är det en flyttfirma som genomför flytten medan ni själva packar allt som ska med. För att flytten ska gå smidigt finns det en del att tänka på. Här presenteras en enkel checklista att använda.
• Vem är flyttansvarig?
Det är mycket smidigt att ha en enda kontaktperson för den flyttfirma som flyttar allt. De vet vem de ska kontakta vid frågor eller problem. Det är även denna person som har det övergripande ansvaret för hela flytten vilket även underlättar för de anställda. En eller ett par personer bör vara ”flyttansvariga”.
• Information och kommunikation
Är det ett större företag är det otroligt viktigt med tydlig kommunikation och information av en flyttfirma. Ni måste nå ut med information gällande vad som kommer förändras under själva flytten för flyttips av flyttfirmor, när det ska ske, om det påverkar arbetet något osv. Vad ska de säga till kunder och leverantörer och de som kanske tänkt besöka företaget?
• Behövs nya möbler köpas in?
I det fall nya möbler behöver köpas in till det nya stället finns en fördel att göra detta i god tid innan flytten. Detta utifrån att det kan vara lång leveranstid på möblerna. Dessutom bör ni fundera på om dessa ska levereras monterade eller omonterade. Kan inte montage erbjudas av återförsäljarna kan en flyttfirma även anlitas för detta ändamål. En flyttfirma som jobbar mot företagsflytt är ofta mycket breda i vilka tjänster som erbjuds. Detta eftersom en företagsflytt ofta har mer komplicerade moment än en privat bohagsflytt.
• Avtal, försäkringar, abonnemang
Se till att allt är klart innan flytten går. Det gäller exempelvis med försäkringar, abonnemang och olika avtal. Detta är däremot inget som primärt bör påverka den flyttfirma som gör jobbet.
• Bredband och teknik
När flytten sker är det ofta mycket viktigt att arbetet snabbt kan komma igång. Internetuppkoppling, Wifi, skrivare och teknisk utrustning måste på plats snabbt. Kontakta servicetekniker och annan personal som kan ordna med installation och låt dem prata med den flyttfirma som är involverad i flytten. På så vis kan man hitta logistiska lösningar som innebär att delar av flytten kanske kan gå i förväg för att installation och montering kan påbörjas i förtid.
Ska det vara larm på nya stället kan även detta monteras i förväg så allt är klart när personalen sedan kommer och vill komma igång med arbetet.
• Uppdatera marknadsföringsmaterial
Ny adress betyder att en hel del marknadsföringsmaterial måste uppdateras. Det kan exempelvis gälla visitkort, adress på hemsidan och att se till att leverantörer och kunder får den nya adressen.